Как да се Подготвим за Преговори

Подготовката е ключът към успеха

Често си мислим, че най -добрите преговарящи са тези, които са бързи на крака и са готови да тръгнат в даден момент. Представяме си, че способността за преговори е някаква вродена способност, която някои хора имат, а други не. Това не може да бъде по -далеч от истината. Ключът към успешните преговори е подготовката. Много подготовка. От предишни изследвания, до конкретна стратегия и планиране, времето, прекарано в подготовка за преговори, ще се изплати, когато седнете на масата.

Това ръководство излага шест стъпки, които можете да предприемете, за да се подготвите за следващите си преговори, и как да използвате сторибордове и графични организатори, за да направите тази подготовка едновременно ефективна и ефикасна. Ще намерите шаблони, които можете да използвате, за да помогнете при подготовката си, и примери за илюстриране на готовите резултати.

Всички примери следват историята на NextWidget, стартиране на интелигентни джаджи, докато се подготвят да предоговарят договора си с Fabricorp, техния производител.*

Първа стъпка: Преди да започнете

Добрата подготовка трябва да почива на здрава основа на знанията. Преди дори да започнете да планирате конкретни преговори, трябва да отделите време за проучване и размисъл върху елементи, които ще играят важна роля в него. На кои моменти трябва да обърнете внимание?

Първо: Познайте себе си

Вие сте участник във всяко преговаряне, в което влизате. Ако можете да бъдете честни за себе си и за позицията си, можете да избегнете много препънки на начинаещи преговарящи. Преди да започнете подготовка за конкретни преговори, трябва да знаете:

Второ: Познай своя враг.

Не е достатъчно да знаете откъде идвате, трябва също да знаете колкото можете за своя опонент.

Трето: Познайте терена.

Ако вече сте направили SWOT анализ, сте започнали да мислите за някои от факторите на околната среда около преговорите. Те могат да бъдат допълнително проучени на макро ниво с рамки като петте сили на Портър или PEST анализ. Други неща, които трябва да проучите и обмислите, включват:

Използвайте шаблоните по -долу, за да направите свой собствен SWOT анализ или прозорец Johari.

Стъпка втора: Какви са вашите цели?

Често пренебрегван аспект на планирането на преговори е наистина да се обмислят какви са целите. Лесно е да загубите перспектива и да стигнете до очевидно заключение, след което да преследвате тази цел по време на преговорите. Прибързаните заключения може да не са толкова полезни, колкото изглеждат на пръв поглед, и може да изтласкат творчески алтернативи.

Помислете какво ви трябва от преговорите и какво искате от тях. „Потребности“ са тези цели, които са негъвкави и ще изискват да излезете от преговорите, ако не можете да постигнете. Те включват и онези неща, които не можете да направите, или защото е извън вашите сили, или не си струва. Те формират крайния резултат и не бива да се допускат.

„Иска“, от друга страна, са цели, които могат да бъдат търгувани или променени по някакъв начин. Дори и да са ценни, ако не ги получите, няма да направите преговорите неуспешни. Те трябва да се търгуват за „нужди“. Те също така формират благодатна почва за творческо сътрудничество, тъй като могат да се променят, за да отговорят на нуждите и желанията на другата страна.

Започнете с мозъчна атака на нещата, които бихте искали да получите в резултат на тези преговори. Разделете резултатите на „нужди“ и „желания“. Комбинирайте своите „нужди“ в краен ред и вижте дали има „нежелани“, които са несъвместими. Помислете за класирането на останалите „желания“ по това колко ценни са за вас.

Стъпка трета: BATNA и най -добрите първи оферти

Тъй като не всички преговори са успешни, трябва да сте готови да се отдалечите от масата. Вече знаете от какво се нуждаете от преговорите и имате краен резултат, но трябва да сте подготвени с Най -добра алтернатива на договорено споразумение или „BATNA“. Има четири стъпки при формулирането на BATNA:

• Генерирайте чрез мозъчна атака на широк спектър от алтернативи. Представете си, че преговорите вече са се провалили и помислете какво бихте направили. Паякова карта е идеална за това.

• Разработете някои от по-обещаващите идеи в прецизиран сценарий с модел на Frayer или сторибордове. Не забравяйте да включите важни стъпки, резултати и други важни подробности.

• Оценявайте всеки план, като разглеждате вероятните резултати и разходи. Ако можете, сравнете опциите в съизмерими показатели, като използвате мрежа.

• Изберете най -обещаващата от всички опции. Това е най -добрата ви алтернатива на договореното споразумение, вашата BATNA.

При оценката на вашите алтернативи може да използвате много много специфични показатели, но дори много общ анализ може да бъде обхванат чрез разделяне на информацията на солидни данни, ясни силни страни, възможни слабости и друга подходяща информация. Илюстрирането на най -важната точка във всяка категория ще направи сравненията по -поразителни.

BATNAs и Bottom Lines

Ако вашата BATNA е значително по -добра или по -лоша от вашата точка за ходене, може да искате да преоцените едното или другото.

След като сте помислили кога може да си тръгнете, помислете кога опонентът ви може да направи същото. Какво искат? Какво им трябва? Какви са техните алтернативи? Опитайте се да оцените целите на опонента си, крайния резултат и BATNA. След като направите това, разработете предварителна оферта, която можете да удължите по време на преговорите.

Тази първа оферта трябва да бъде нещо, с което те могат да се съгласят, което удовлетворява всички ваши нужди и колкото се може повече от вашите желания. Тъй като получавате повече информация преди и по време на преговорите, можете да промените тази първа оферта, преди да я представите на другата страна.

Стъпка четвърта: Сравняване на позициите на страните

Сравняване на стилове и подходи

Какъв е вашият стил на преговори? Какъв е техният стил? Какви подходи вероятно ще предприемат двете страни? Какъв е резултатът от съвпадението им? Направете сценарий, за да си представите вероятния резултат. Помислете за адаптиране на вашия стил според обстоятелствата.

Сравняване на мощността

Хората понякога говорят за това, че са в силна позиция за договаряне. Какво всъщност означава това? Анализът на силата на преговори ще ви помогне да разберете колко изгодна е вашата позиция при договаряне и да я сравните с позицията на противника.

Използвайки решетка, избройте силата си във всяка категория и тази на противника.

Намиране на общи точки

Какво е важно за вас? Какво е важно за тях? Какво лесно можете да дадете? Какво лесно могат да дадат? Тази информация може удобно да бъде подредена в чифт 2x2 решетки.

• Нещата, които са лесни за едната страна и са важни за другата, вероятно ще бъдат в центъра на продуктивните преговори.
• Нещата, които са маловажни и скъпи, са разсейване.
• Незначителните, но евтини артикули са бонуси, отстъпки, които всяка страна може лесно да направи като жестове на добра воля или за балансиране на сделки.
• Скъпите, но важни елементи са трудни за договаряне и могат да застрашат преговорите.

Използвайте тази информация, за да търсите общ език . Целите, които са важни за двете страни и съвместими, са отлични отправни точки за взаимноизгодно споразумение. Очаквайте бързо да се постигне напредък в тези области и да проправите пътя за по -спорни неща.

Тези сравнения са полезни и при изграждането на пакети за договаряне, които ще обсъдим повече в следващата стъпка.

Стъпка пета: Представяне на преговори

Когато се пазарите, е изкушаващо да се решавате един по един въпрос. Понякога е стратегически важно да се установи една точка на съгласие, преди да се премине към други, но често това пропуска гората заради дърветата. Алтернативата е да групирате много елементи в „ пакет “. Това може да смекчи приемането до нежелани точки и да предотврати превръщането на резултатите в несвързани или противоречиви.

Договарянето с пакети, а не артикул по артикул създава сложни оферти и контраоферти, които може да бъде по -трудно да се поддържат прави. Полезно е да си ги представите по конкретен начин, а не като списък с отделни елементи. Сценарист или графичен организатор може да свърже тези елементи заедно.

Принципните преговори имат много от същите тези усложнения. Тъй като страните не просто се тласкат един към друг, сделките стават съвместни, креативни и потенциално сложни.

Преговорите или резултатите от раскадровката могат да бъдат особено полезни по време на подготовката:

Стъпка шеста: Организирайте

Последната стъпка в подготовката е да вземете цялата информация, която току -що сте генерирали, и да я поставите на едно място. Изолирането на жизненоважните аспекти на вашия план и комбинирането им ще ви държат на път и ще ви помогнат бързо да се адаптирате с напредването на преговорите.

---

Много от тези стъпки се информират взаимно, така че може да ви е по -лесно да ги изпълните в различен ред или да се върнете към различни стъпки, докато продължавате. Ако времето или ресурсите са ограничаващ фактор, кратък преглед на всяка стъпка ще бъде по -добър от нищо; дори малка подготовка върви далеч.

Не забравяйте, че дори и най -изчерпателният план едва ли ще оцелее при откриването на преговорите, просто има твърде много неизвестни. Най -доброто, което можете да направите, е да се подготвите и да сте готови да се приспособите, докато преговорите продължават. Добрият план ви позиционира добре, за да направите необходимите корекции и да се възстановите, ако сте хванати неочаквано.

Допълнителна информация

Това ръководство е извлечено от голямо разнообразие от източници. Harvard Business Review има редица отлични „ статии за преговори “. Препоръчваме също книгите „ Да стигнем до Да“ от Уилям Ури и Робърт Фишър, нейното продължение, „ Първо минало“ , също от Уилям Ури и „ Търговия за предимство“ на Г. Ричард Шел.

И вижте други статии на Storyboard That за договаряне, управление и разработване на продукти.

Използвайте нашите шаблони

В цялата статия сме използвали много различни рамки и шаблони. Ето всички шаблони, за да можете лесно да създадете свои собствени графични организатори за преговори. Тези шаблони ви улесняват при планирането как да преговаряте.

*Отказ от отговорност: Ситуациите, образуванията и хората, използвани като примери в тази статия, са напълно измислени. Всяка прилика с действителни физически или юридически лица е чисто случайна.