Kako se Pripraviti na Pogajanja

Priprava je ključ do uspeha

Pogosto mislimo, da so najboljši pogajalci tisti, ki so hitri na nogah in so pripravljeni iti v trenutku. Predstavljamo si, da je sposobnost pogajanja neka prirojena sposobnost, ki jo nekateri imajo, drugi pa ne. To ne more biti dlje od resnice. Ključ do uspešnih pogajanj je priprava. Veliko priprav. Od raziskav ozadja do konkretne strategije in načrtovanja se vam bo čas, porabljen za pripravo na pogajanja, obrestoval, ko se boste usedli za mizo.

V tem priročniku je predstavljenih šest korakov, ki jih lahko naredite za pripravo na naslednja pogajanja, in kako z uporabo snemalnih plošč in grafičnih organizatorjev narediti to pripravo tako učinkovito kot učinkovito. Našli boste predloge, ki vam lahko pomagajo pri pripravah, in primere za ponazoritev končnih rezultatov.

Vsi primeri sledijo zgodbi NextWidget, zagona pametnih gradnikov, ko se pripravljajo na ponovna pogajanja o pogodbi s proizvajalcem Fabricorp.*

Prvi korak: Preden začnete

Dobra priprava mora temeljiti na trdnih temeljih znanja. Preden sploh začnete načrtovati določena pogajanja, si vzemite čas za raziskave in razmislite o elementih, ki bodo pri tem igrali pomembno vlogo. Na katere točke bi se morali osredotočiti?

Prvič: Spoznaj samega sebe

Ste udeleženec vsakega pogajanja, v katerega vstopite. Če ste iskreni do sebe in svojega položaja, se lahko izognete številnim spotikalcem pogajalcev začetnikov. Preden se začnete pripravljati na določena pogajanja, morate vedeti:

Drugič: Spoznajte svojega sovražnika.

Ni dovolj vedeti, od kod prihajate, vedeti morate tudi čim več o nasprotniku.

Tretjič: Poznajte teren.

Če ste že naredili SWOT analizo, ste začeli razmišljati o nekaterih okoljskih dejavnikih, povezanih s pogajanji. Te je mogoče nadalje raziskati na makro ravni z okviri, kot je Porterjevih pet sil , ali analizo PEST. Druge stvari, ki jih je treba raziskati in upoštevati, vključujejo:

Uporabite spodnje predloge za izdelavo lastne SWOT analize ali okna Johari.

Drugi korak: Kakšni so vaši cilji?

Pogosto zanemarjen vidik načrtovanja pogajanj je resnično razmisliti, kakšni so cilji. Zlahka je izgubiti perspektivo in hitro priti do očitnega zaključka, nato pa skozi pogajanja slediti temu cilju. Prenagljeni sklepi morda niso tako koristni, kot se zdijo na prvi pogled, in lahko izrinijo ustvarjalne alternative.

Razmislite, kaj potrebujete od pogajanj in kaj želite od njih. "Potrebe" so tisti cilji, ki so neprilagodljivi in bodo od vas zahtevali odhod od pogajanj, če tega ne morete doseči. Vključujejo tudi tiste stvari, ki jih ne morete storiti, bodisi zato, ker to ni v vaši moči, ali pa se vam ne splača. Ti predstavljajo vašo bistvo in jih ne smete priznati.

Po drugi strani so "želje" cilji, ki jih je mogoče zamenjati ali na nek način spremeniti. Tudi če so dragoceni, pogajanja ne bodo uspešna. Za "potrebe" jih je treba prodati. Prav tako tvorijo plodno podlago za ustvarjalno sodelovanje, saj se lahko spremenijo glede na potrebe in želje druge strani.

Začnite z razmišljanjem o stvareh, ki bi jih radi dobili s temi pogajanji. Rezultate razdelite na "potrebe" in "želje". Združite svoje "potrebe" v bistvo in preverite, ali obstajajo "želje", ki so nezdružljive. Razmislite o tem, kako preostale "želje" razvrstite po tem, kako dragocene so za vas.

Tretji korak: BATNE in najboljše prve ponudbe

Ker vsa pogajanja niso uspešna, morate biti pripravljeni oditi od mize. Od pogajanj že veste, kaj potrebujete, in imate bistvo, vendar morate biti pripravljeni na najboljšo alternativo pogajalskemu sporazumu ali "BATNA". Pri oblikovanju BATNE obstajajo štirje koraki:

• Ustvarite z možgansko nevihto široko paleto alternativ. Predstavljajte si, da pogajanja že niso uspela, in pomislite, kaj bi storili. Zemljevid pajka je kot nalašč za to.

• Razvijte nekaj obetavnejših zamisli v podroben scenarij z Frayerjevim modelom ali snemalnimi knjigami. Vključite pomembne korake, rezultate in druge pomembne podrobnosti.

• Ocenite vsak načrt tako, da pogledate verjetne rezultate in stroške. Če lahko, primerjajte možnosti med sorazmernimi meritvami z uporabo mreže.

• Od vseh možnosti izberite najbolj obetavno. To je vaša najboljša alternativa dogovorjenemu sporazumu, vaša BATNA.

Pri ocenjevanju vaših alternativ boste morda lahko uporabili številne zelo posebne meritve, vendar je celo zelo splošno analizo mogoče zajeti z razdelitvijo informacij na trdne podatke, jasne prednosti, možne pomanjkljivosti in druge ustrezne informacije. Če ponazorimo najbolj izrazito točko v vsaki kategoriji, bodo primerjave še bolj presenetljive.

BATNA in spodnje črte

Če je vaša BATNA bistveno boljša ali slabša od vaše sprehajalne točke, boste morda želeli ponovno oceniti eno ali drugo.

Zdaj, ko ste pomislili, kdaj bi lahko odšli, razmislite, kdaj bi lahko vaš nasprotnik storil enako. Kaj hočejo? Kaj potrebujejo? Kakšne so njihove alternative? Poskusite oceniti nasprotnikove cilje, bistvo in BATNO. Ko to storite, oblikujte okvirno ponudbo, ki bi jo lahko podaljšali med pogajanji.

Ta prva ponudba bi morala biti nekaj, s čimer se lahko strinjajo, da zadovolji vse vaše potrebe in čim več vaših želja. Ker dobite več informacij pred pogajanji in med njimi, lahko to prvo ponudbo spremenite, preden jo predstavite drugi strani.

Četrti korak: Primerjava stališč strank

Primerjava slogov in pristopov

Kakšen je vaš način pogajanja ? Kakšen je njihov stil? Kakšne pristope bosta obe strani sprejeli? Kakšen je rezultat njihovega ujemanja? Naredite snemalno knjigo, da si predstavljate verjeten rezultat. Razmislite o prilagoditvi svojega sloga glede na okoliščine.

Primerjava moči

Ljudje včasih govorijo o tem, da so v močnem pogajalskem položaju. Kaj to v resnici pomeni? Analiza moči pogajanj vam bo pomagala razumeti, kako ugoden je vaš pogajalski položaj, in ga primerjati s položajem nasprotnika.

S pomočjo mreže navedite svojo moč v vsaki kategoriji in moč svojega nasprotnika.

Iskanje skupnega jezika

Kaj je za vas pomembno? Kaj jim je pomembno? Kaj lahko preprosto daste? Kaj lahko enostavno dajo? Te informacije je mogoče priročno razvrstiti v par mrež 2x2.

• Stvari, ki so za eno stran enostavne, za drugo pa pomembne, bodo verjetno v središču produktivnih pogajanj.
• Nepomembne in drage stvari so motnje.
• Nepomembni, a poceni predmeti so bonusi, ki jih lahko vsaka stran zlahka naredi kot kretnje dobre volje ali za uravnoteženje poslov.
• O dragih, a pomembnih stvareh se je težko dogovoriti in lahko ogrozijo pogajanja.

S temi informacijami poiščite skupne točke . Cilji, ki so pomembni za obe strani in združljivi, so odlično izhodišče za sporazum, ki je v obojestransko korist. Pričakujte, da bo na teh področjih hitro dosežen napredek, in odprli pot za bolj sporne predmete.

Te primerjave so uporabne tudi pri oblikovanju pogajalskih paketov, o katerih bomo več razpravljali v naslednjem koraku.

Peti korak: Predstavljajte si pogajanja

Pri pogajanjih je skušnjava, da bi se lotili enega vprašanja naenkrat. Včasih je strateško pomembno vzpostaviti eno točko dogovora, preden se premaknete na druge, vendar pogosto to zgreši gozd zaradi dreves. Druga možnost je združevanje številnih predmetov v » paket «. To lahko omehča sprejem na nezaželene točke in prepreči, da bi rezultati postali neskladni ali protislovni.

Dogovarjanje s paketi in ne s posameznim izdelkom ustvarja kompleksne ponudbe in protiponudbe, ki jih je težje držati naravnost. Koristno je, da si jih zamislite na konkreten način in ne kot seznam ločenih elementov. Storyboard ali grafični organizator lahko te elemente poveže skupaj.

Načelo pogajanj ima številne iste zaplete. Ker se pogodbenici nista preprosto pritisnili drug proti drugemu, postanejo posli sodelovalni, ustvarjalni in potencialno zapleteni.

Pogajanja ali rezultati zgodbe so lahko še posebej uporabni pri pripravi:

Šesti korak: Organizirajte

Zadnji korak pri pripravi je, da vzamete vse informacije, ki ste jih pravkar ustvarili, in jih postavite na eno mesto. Če izolirate pomembne vidike vašega načrta in jih združite, boste ostali na pravi poti in se vam hitro prilagodili med napredovanjem pogajanj.

---

Mnogi od teh korakov se medsebojno obveščajo, zato jih boste morda lažje izvedli v drugačnem vrstnem redu ali pa se med nadaljevanjem vrnili na različne korake. Če so čas ali sredstva omejujoč dejavnik, bo kratek pogled na vsak korak boljši od nič; tudi majhna priprava je daleč.

Ne pozabite, da tudi najobsežnejši načrt verjetno ne bo preživel začetka pogajanj, preprosto je preveč neznank. Najboljša stvar, ki jo lahko naredite, je, da se pripravite in se pripravite prilagoditi, ko pogajanja napredujejo. Dober načrt vas dobro pozicionira, da naredite potrebne prilagoditve in si opomorete, če vas ujamejo nepripravljeni.

Nadaljnje branje

Ta priročnik izvira iz različnih virov. Harvard Business Review ima številne odlične " članke o pogajanjih ". Priporočamo tudi knjigi Getting to Yes avtorjev Williama Uryja in Roberta Fisherja, njeno nadaljevanje, Getting Past No , prav tako Williama Uryja in G. Richarda Shella Bargaining for Advantage .

Oglejte si tudi druge članke Storyboard That o pogajanjih, upravljanju in razvoju izdelkov.

Uporabite naše predloge

V tem članku smo uporabljali veliko različnih okvirov in predlog. Tu so vse predloge za enostavno ustvarjanje lastnih grafičnih organizatorjev pogajanj. Te predloge vam olajšajo načrtovanje pogajanj.

*Zavrnitev odgovornosti: situacije, subjekti in ljudje, ki so v tem članku uporabljeni kot primeri, so popolnoma izmišljeni. Vsaka podobnost z dejanskimi osebami ali subjekti je zgolj naključna.