Como se Preparar Para uma Negociação

A preparação é a chave para o sucesso

Frequentemente pensamos que os melhores negociadores são aqueles que agem rapidamente e estão prontos para partir a qualquer momento. Imaginamos que a capacidade de negociar é alguma capacidade inata que algumas pessoas têm e outras não. Isso não poderia estar mais longe da verdade. A chave para uma negociação bem-sucedida é a preparação. Muita preparação. Da pesquisa de fundo à estratégia e planejamento concretos, o tempo gasto na preparação para negociar valerá a pena quando você se sentar à mesa.

Este guia apresenta seis etapas que você pode seguir para se preparar para sua próxima negociação e como usar storyboards e organizadores gráficos para tornar essa preparação eficaz e eficiente. Você encontrará modelos que podem ser usados para ajudar em seus preparativos e exemplos para ilustrar os resultados finais.

Todos os exemplos seguem a história de NextWidget, uma startup de widget inteligente, enquanto se prepara para renegociar seu contrato com a Fabricorp, seu fabricante. *

Etapa um: antes de começar

Uma boa preparação deve se basear em uma base sólida de conhecimento. Antes mesmo de começar a planejar uma negociação específica, você deve reservar um tempo para pesquisar e refletir sobre os elementos que desempenharão um papel importante nela. Quais são alguns pontos nos quais você deve se concentrar?

Primeiro: Conheça a si mesmo

Você é um participante de todas as negociações em que entrar. Se você puder ser honesto sobre si mesmo e sua posição, poderá evitar muitos obstáculos para os negociadores novatos. Antes de iniciar os preparativos para uma negociação específica, você deve saber:

Segundo: Conheça seu inimigo.

Não é suficiente saber de onde você vem, você também deve saber o máximo que puder sobre seu oponente.

Terceiro: Conheça o terreno.

Se você já fez uma análise SWOT, começou a pensar sobre alguns dos fatores ambientais que cercam a negociação. Isso pode ser explorado em um nível macro com estruturas como as cinco forças de Porter ou uma análise PEST. Outras coisas para pesquisar e considerar incluem:

Use os modelos abaixo para fazer sua própria análise SWOT ou janela Johari.

Etapa dois: quais são seus objetivos?

Um aspecto frequentemente negligenciado do planejamento de negociação é realmente considerar quais são os objetivos. É fácil perder a perspectiva e chegar a uma conclusão óbvia e, em seguida, perseguir esse objetivo ao longo da negociação. Conclusões precipitadas podem não ser tão benéficas quanto parecem à primeira vista e podem excluir alternativas criativas.

Considere o que você precisa da negociação e o que deseja dela. “Necessidades” são aqueles objetivos inflexíveis e exigirão que você saia da negociação se não puder alcançá-los. Eles também incluem aquelas coisas que você não pode fazer, seja porque está fora de seu alcance ou não vale a pena. Eles formam sua linha de fundo e não devem ser concedidos.

Os “desejos”, por outro lado, são objetivos que podem ser negociados ou modificados de alguma forma. Mesmo que sejam valiosos, não obtê-los não tornará a negociação malsucedida. Eles devem ser trocados por “necessidades”. Eles também constituem um terreno fértil para colaborações criativas, uma vez que podem mudar para acomodar as necessidades e desejos do outro lado.

Comece pensando nas coisas que você gostaria de resultar dessa negociação. Divida os resultados em “necessidades” e “desejos”. Combine suas “necessidades” em um resultado final e veja se há algum “desejo” que seja incompatível. Considere classificar os "desejos" restantes de acordo com o valor que eles têm para você.

Etapa três: BATNAs e melhores ofertas iniciais

Como nem todas as negociações são bem-sucedidas, você deve estar pronto para sair da mesa. Você já sabe o que precisa com a negociação e tem um resultado final, mas deve estar preparado com uma Melhor Alternativa para um Acordo Negociado , ou “BATNA”. Existem quatro etapas na formulação de um BATNA:

• Gere brainstorming com uma ampla gama de alternativas. Imagine que a negociação já falhou e pense no que você faria. Um mapa de aranha é perfeito para isso.

• Desenvolva algumas das ideias mais promissoras em um cenário elaborado com um modelo Frayer ou storyboards. Certifique-se de incluir etapas importantes, resultados e outros detalhes importantes.

• Avalie cada plano observando os resultados e custos prováveis. Se possível, compare as opções em métricas proporcionais usando uma grade.

• Selecione a mais promissora de todas as opções. Esta é a sua melhor alternativa ao acordo negociado, o seu BATNA.

Ao avaliar suas alternativas, você pode ser capaz de usar uma série de métricas muito específicas, mas mesmo uma análise muito geral pode ser coberta dividindo as informações em dados sólidos, pontos fortes claros, possíveis pontos fracos e outras informações pertinentes. Ilustrar o ponto mais saliente em cada categoria tornará as comparações mais surpreendentes.

BATNAs e resultados financeiros

Se o seu BATNA for significativamente melhor ou pior do que o seu ponto de caminhada, você pode querer reavaliar um ou outro.

Agora que você já pensou em quando pode ir embora, considere quando seu oponente pode fazer o mesmo. O que eles querem? O que eles precisam? Quais são suas alternativas? Tente avaliar os objetivos, os resultados financeiros e o BATNA de seu oponente. Depois de fazer isso, desenvolva uma oferta provisória que você possa estender durante a negociação.

Essa primeira oferta deve ser algo com que eles concordem e que satisfaça todas as suas necessidades e o máximo possível de seus desejos. À medida que você obtém mais informações antes e durante a negociação, pode modificar esta primeira oferta antes de apresentá-la ao outro lado.

Etapa quatro: comparar as posições das partes

Comparando Estilos e Abordagens

Qual é o seu estilo de negociação ? Qual é o seu estilo? Quais abordagens os dois lados provavelmente farão? Qual é o resultado da correspondência entre eles? Faça um storyboard para visualizar o resultado provável. Considere adaptar seu estilo às circunstâncias.

Comparando Poder

As pessoas às vezes falam sobre estar em uma forte posição de barganha. O que isso realmente significa? Uma análise do poder de negociação o ajudará a entender quão vantajosa é realmente sua posição de barganha e compará-la com a posição de seu oponente.

Usando uma grade, liste seu poder em cada categoria e o de seu oponente.

Encontrando um terreno comum

O que é importante para você? O que é importante para eles? O que você pode dar facilmente? O que eles podem dar facilmente? Essas informações podem ser convenientemente organizadas em um par de grades 2x2.

• As coisas que são fáceis para um lado e importantes para o outro provavelmente serão o foco de negociações produtivas.
• As coisas sem importância e caras são distrações.
• Itens sem importância, mas baratos, são bônus, concessões que cada lado pode facilmente fazer como gestos de boa vontade ou para equilibrar negócios.
• Itens caros, mas importantes, são difíceis de concordar e podem ameaçar inviabilizar a negociação.

Use esta informação para procurar um terreno comum . Metas importantes para ambos os lados e compatíveis são excelentes pontos de partida para um acordo mutuamente benéfico. Espere que o progresso seja feito rapidamente nessas áreas e pavimente o caminho para itens mais contenciosos.

Essas comparações também são úteis na construção de pacotes de negociação, que discutiremos mais na próxima etapa.

Etapa cinco: imaginando negociações

Ao negociar, é tentador lidar com um problema de cada vez. Às vezes, é estrategicamente importante estabelecer um ponto de acordo antes de passar para outros, mas muitas vezes isso perde a floresta para as árvores. A alternativa é agrupar muitos itens em um “ pacote ”. Isso pode suavizar a recepção a pontos indesejáveis e evitar que os resultados se tornem incoerentes ou contraditórios.

Negociar com pacotes, em vez de item por item, cria ofertas e contra-ofertas complexas, que podem ser mais difíceis de controlar. É útil imaginá-los de forma concreta, em vez de uma lista de itens discretos. Um storyboard ou organizador gráfico pode unir esses elementos.

A negociação com princípios tem muitas dessas mesmas complicações. Uma vez que as partes não estão simplesmente empurrando umas às outras em direção a um resultado financeiro, os negócios se tornam colaborativos, criativos e potencialmente complexos.

Negociações ou resultados de storyboard podem ser de uso particular durante a preparação:

Passo Seis: Organize

A etapa final da preparação é pegar todas as informações que você acabou de gerar e colocá-las em um só lugar. Isolar os aspectos vitais de seu plano e combiná-los irá mantê-lo no caminho certo e ajudá-lo a se adaptar rapidamente à medida que a negociação avança.

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Muitas dessas etapas informam umas às outras, portanto, você pode achar mais fácil executá-las em uma ordem diferente ou retornar às várias etapas à medida que avança. Se o tempo ou os recursos são um fator limitante, um breve exame de cada etapa será melhor do que nada; mesmo um pouco de preparação ajuda muito.

Lembre-se de que é improvável que mesmo o plano mais abrangente sobreviva à abertura de uma negociação; simplesmente existem incógnitas demais. O melhor que você pode fazer é se preparar e estar pronto para se ajustar à medida que a negociação avança. Um bom plano o posiciona bem para fazer os ajustes necessários e para se recuperar caso seja pego de surpresa.

Leitura Adicional

Este guia foi extraído de uma ampla variedade de fontes. A Harvard Business Review tem uma série de excelentes " artigos sobre negociação ". Também recomendamos os livros Getting to Yes de William Ury e Robert Fisher, sua sequência, Getting Past No , também de William Ury, e Bargaining for Advantage de G. Richard Shell.

E confira outros artigos do Storyboard That sobre negociação, gerenciamento e desenvolvimento de produto.

Use nossos modelos

Ao longo deste artigo, usamos muitos frameworks e modelos diferentes. Aqui estão todos os modelos para você criar facilmente seus próprios organizadores gráficos de negociação. Esses modelos facilitam o planejamento de como negociar.

* Isenção de responsabilidade: as situações, entidades e pessoas usadas como exemplos neste artigo são completamente fictícios. Qualquer semelhança com pessoas ou entidades reais é mera coincidência.