Cómo Prepararse Para una Negociación

La preparación es clave para el éxito

Con frecuencia pensamos que los mejores negociadores son aquellos que son rápidos y están listos para actuar en cualquier momento. Imaginamos que la capacidad de negociar es una capacidad innata que algunas personas tienen y otras no. Esto no podría estar más lejos de la verdad. La clave para una negociación exitosa es la preparación. Mucha preparación. Desde la investigación de antecedentes hasta la estrategia y la planificación concretas, el tiempo dedicado a prepararse para negociar valdrá la pena cuando se siente a la mesa.

Esta guía establece seis pasos que puede seguir para prepararse para su próxima negociación y cómo usar guiones gráficos y organizadores gráficos para que esa preparación sea efectiva y eficiente. Encontrará plantillas que puede utilizar para ayudar en sus preparativos y ejemplos para ilustrar los resultados finales.

Todos los ejemplos siguen la historia de NextWidget, una startup de widgets inteligentes, mientras se preparan para renegociar su contrato con Fabricorp, su fabricante. *

Paso uno: antes de comenzar

Una buena preparación debe descansar sobre una base sólida de conocimiento. Antes incluso de comenzar a planificar una negociación específica, debe tomarse un tiempo para investigar y reflexionar sobre los elementos que jugarán un papel importante en ella. ¿Cuáles son algunos puntos en los que debería asegurarse de concentrarse?

Primero: conócete a ti mismo

Usted es un participante en todas las negociaciones en las que participa. Si puede ser honesto acerca de usted mismo y su posición, puede evitar muchos obstáculos de los negociadores novatos. Antes de comenzar los preparativos para una negociación específica, debe saber:

Segundo: conoce a tu enemigo.

No es suficiente saber de dónde vienes, también debes saber todo lo que puedas sobre tu oponente.

Tercero: conozca el terreno.

Si ya ha realizado un análisis FODA, ha comenzado a pensar en algunos de los factores ambientales que rodean la negociación. Estos se pueden explorar más a fondo a nivel macro con marcos como las cinco fuerzas de Porter o un análisis PEST. Otras cosas para investigar y considerar incluyen:

Utilice las siguientes plantillas para crear su propio análisis FODA o ventana de Johari.

Paso dos: ¿Cuáles son sus objetivos?

Un aspecto a menudo descuidado de la planificación de la negociación es considerar realmente cuáles son los objetivos. Es fácil perder la perspectiva y saltar a una conclusión obvia y luego perseguir ese objetivo a lo largo de la negociación. Las conclusiones apresuradas pueden no ser tan beneficiosas como parecen a primera vista y pueden desplazar las alternativas creativas.

Considere lo que necesita de la negociación y lo que quiere de ella. Las “necesidades” son aquellos objetivos que son inflexibles y requerirán que abandone la negociación si no puede conseguirlos. También incluyen aquellas cosas que no puede hacer, ya sea porque está fuera de su poder o porque no vale la pena. Forman su resultado final y no se deben ceder.

Los "deseos", por otro lado, son objetivos que se pueden canjear o modificar de alguna manera. Incluso si son valiosos, no conseguirlos no hará que la negociación sea infructuosa. Deben canjearse por "necesidades". También forman un terreno fértil para las colaboraciones creativas, ya que pueden cambiar para adaptarse a las necesidades y deseos de la otra parte.

Empiece por hacer una lluvia de ideas sobre las cosas que le gustaría obtener de esta negociación. Divida los resultados en "necesidades" y "deseos". Combine sus "necesidades" en una línea de fondo y vea si hay "deseos" que sean incompatibles. Considere clasificar los "deseos" restantes según su valor para usted.

Paso tres: BATNA y las mejores primeras ofertas

Dado que no todas las negociaciones son exitosas, debe estar listo para alejarse de la mesa. Ya sabe lo que necesita de la negociación y tiene un resultado final, pero debe estar preparado con la Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado , o un “BATNA”. Hay cuatro pasos para formular una BATNA:

• Genere mediante una lluvia de ideas sobre una amplia gama de alternativas. Imagina que la negociación ya ha fracasado y piensa en lo que harías. Un mapa de araña es perfecto para esto.

• Desarrolle algunas de las ideas más prometedoras en un escenario completo con un modelo Frayer o guiones gráficos. Asegúrese de incluir pasos importantes, resultados y otros detalles destacados.

• Evalúe cada plan observando los posibles resultados y costos. Si puede, compare las opciones a través de métricas acordes usando una cuadrícula.

• Seleccione la más prometedora de todas las opciones. Esta es su mejor alternativa al acuerdo negociado, su BATNA.

Al evaluar sus alternativas, es posible que pueda utilizar una serie de métricas muy específicas, pero incluso un análisis muy general puede cubrirse dividiendo la información en datos sólidos, fortalezas claras, posibles debilidades y otra información pertinente. Ilustrar el punto más destacado en cada categoría hará que las comparaciones sean más llamativas.

BATNA y resultados finales

Si su BATNA es significativamente mejor o peor que su punto de caminata, es posible que desee reevaluar uno u otro.

Ahora que ha pensado en cuándo podría alejarse, considere cuándo su oponente podría hacer lo mismo. ¿Que quieren ellos? ¿Que necesitan? Cuales son sus alternativas? Trate de evaluar los objetivos, el resultado final y la BATNA de su oponente. Una vez que lo haya hecho, desarrolle una oferta tentativa que pueda extender durante la negociación.

Esta primera oferta debe ser algo en lo que puedan estar de acuerdo y que satisfaga todas sus necesidades y tantos deseos como sea posible. A medida que obtenga más información antes y durante la negociación, puede modificar esta primera oferta antes de presentarla a la otra parte.

Paso cuatro: comparar las posiciones de las partes

Comparación de estilos y enfoques

¿Cuál es tu estilo de negociación ? Cual es su estilo? ¿Qué enfoques es probable que adopten las dos partes? ¿Cuál es el resultado de que se emparejen? Haga un guión gráfico para visualizar el resultado probable. Considere adaptar su estilo a las circunstancias.

Comparación de poder

La gente a veces habla de estar en una posición de negociación sólida. ¿Qué significa esto realmente? Un análisis del poder de negociación lo ayudará a comprender cuán ventajosa es realmente su posición de negociación y compararla con la posición de su oponente.

Usando una cuadrícula, enumera tu poder en cada categoría y el de tu oponente.

Encontrar un terreno común

¿Que es importante para ti? Que es importante para ellos? ¿Qué puedes dar fácilmente? ¿Qué pueden dar fácilmente? Esta información se puede organizar cómodamente en un par de cuadrículas de 2x2.

• Es probable que las cosas que son fáciles para un lado e importantes para el otro sean el foco de negociaciones productivas.
• Las cosas que no son importantes y caras son las distracciones.
• Los artículos sin importancia pero de bajo costo son las bonificaciones, concesiones que cada lado puede hacer fácilmente como gestos de buena voluntad o para equilibrar acuerdos.
• Es difícil ponerse de acuerdo sobre los elementos costosos pero importantes y pueden amenazar con descarrilar la negociación.

Utilice esta información para buscar puntos en común . Los objetivos que son importantes para ambas partes y compatibles son excelentes puntos de partida para un acuerdo mutuamente beneficioso. Espere que se progrese rápidamente en estas áreas y allane el camino para temas más polémicos.

Estas comparaciones también son útiles para construir paquetes de negociación, que discutiremos más en el siguiente paso.

Paso cinco: imaginando negociaciones

Al negociar, es tentador abordar un problema a la vez. A veces es estratégicamente importante establecer un punto de acuerdo antes de pasar a otros, pero a menudo esto pasa por alto el bosque por los árboles. La alternativa es agrupar muchos elementos en un " paquete ". Esto puede suavizar la recepción a puntos indeseables y evitar que los resultados se vuelvan incoherentes o contradictorios.

Sin embargo, negociar con paquetes en lugar de artículo por artículo crea ofertas y contraofertas complejas, que pueden ser más difíciles de mantener. Es útil imaginarlos de manera concreta, en lugar de como una lista de elementos discretos. Un guión gráfico o un organizador gráfico puede unir estos elementos.

La negociación basada en principios tiene muchas de estas mismas complicaciones. Dado que las partes no se están empujando simplemente entre sí hacia un resultado final, los acuerdos se vuelven colaborativos, creativos y potencialmente complejos.

Las negociaciones o los resultados del guión gráfico pueden ser de particular utilidad durante la preparación:

Paso seis: organizar

El último paso de la preparación es tomar toda la información que acaba de generar y colocarla en un solo lugar. Aislar los aspectos vitales de su plan y combinarlos lo mantendrá encaminado y lo ayudará a adaptarse rápidamente a medida que avanza la negociación.

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Muchos de estos pasos se informan entre sí, por lo que puede que le resulte más fácil realizarlos en un orden diferente o volver a varios pasos a medida que avanza. Si el tiempo o los recursos son un factor limitante, una breve mirada a cada paso será mejor que nada; incluso un poco de preparación ayuda mucho.

Recuerde, es poco probable que el plan más completo sobreviva a la apertura de una negociación, simplemente hay demasiadas incógnitas. Lo mejor que puede hacer es prepararse y estar listo para adaptarse a medida que avanza la negociación. Un buen plan te posiciona bien para hacer los ajustes necesarios y para recuperarte si te pilla desprevenido.

Otras lecturas

Esta guía se extrae de una amplia variedad de fuentes. La Harvard Business Review tiene una serie de excelentes " artículos sobre negociación ". También recomendamos los libros Getting to Yes de William Ury y Robert Fisher, su secuela, Getting Past No , también de William Ury, y Bargaining for Advantage de G. Richard Shell.

Y consulte otros artículos de Storyboard That sobre negociación, gestión y desarrollo de productos.

Utilice nuestras plantillas

A lo largo de este artículo, hemos utilizado muchos marcos y plantillas diferentes. Aquí están todas las plantillas para que pueda crear fácilmente sus propios organizadores gráficos de negociación. Estas plantillas le facilitan la planificación de cómo negociar.

* Descargo de responsabilidad: las situaciones, entidades y personas utilizadas como ejemplos en este artículo son completamente ficticias. Cualquier parecido con personas o entidades reales es pura coincidencia.