Müzakereye Nasıl Hazırlanır?

Hazırlık Başarının Anahtarıdır

Sıklıkla en iyi müzakerecilerin ayakları üzerinde duran ve her an harekete geçmeye hazır olan kişiler olduğunu düşünürüz. Müzakere yeteneğinin, bazı insanların sahip olduğu ve diğerlerinin sahip olmadığı doğuştan gelen bir yetenek olduğunu hayal ediyoruz. Bu gerçeklerden daha fazla olamazdı. Başarılı bir müzakerenin anahtarı hazırlıktır. Bir sürü hazırlık. Arka plan araştırmasından somut strateji ve planlamaya kadar, masaya oturduğunuzda müzakereye hazırlanmak için harcanan zaman işe yarayacaktır.

Bu kılavuz, bir sonraki görüşmenize hazırlanmak için atabileceğiniz altı adımı ve bu hazırlığı hem etkili hem de verimli hale getirmek için storyboard'ların ve grafik düzenleyicilerin nasıl kullanılacağını ortaya koymaktadır. Hazırlıklarınıza yardımcı olması için kullanabileceğiniz şablonlar ve bitmiş sonuçları gösteren örnekler bulacaksınız.

Tüm örnekler, üreticileri Fabricorp ile sözleşmelerini yeniden müzakere etmeye hazırlanırken bir akıllı widget girişimi olan NextWidget'ın hikayesini takip ediyor.*

Birinci Adım: Başlamadan Önce

İyi bir hazırlık, güçlü bir bilgi temeline dayanmalıdır. Belirli bir müzakereyi planlamaya başlamadan önce, müzakerede önemli bir rol oynayacak unsurları araştırmak ve düşünmek için zaman ayırmalısınız. Odaklanmanız gereken bazı noktalar nelerdir?

Birincisi: Kendini Tanı

Girdiğiniz her müzakerede bir katılımcısınız. Kendiniz ve konumunuz hakkında dürüst olabilirseniz, acemi müzakerecilerin birçok engelinden kaçınabilirsiniz. Belirli bir müzakere için hazırlıklara başlamadan önce şunları bilmelisiniz:

İkincisi: Düşmanını Tanı.

Nereden geldiğinizi bilmek yeterli değil, rakibiniz hakkında da olabildiğince çok şey bilmelisiniz.

Üçüncüsü: Araziyi bilin.

Zaten bir SWOT analizi yaptıysanız, müzakereyi çevreleyen bazı çevresel faktörleri düşünmeye başladınız. Bunlar, Porter'ın beş kuvveti veya bir PEST analizi gibi çerçevelerle makro düzeyde daha fazla araştırılabilir. Araştırılması ve dikkate alınması gereken diğer şeyler şunlardır:

Kendi SWOT Analizinizi veya Johari pencerenizi oluşturmak için aşağıdaki şablonları kullanın.

İkinci Adım: Hedefleriniz Nelerdir?

Müzakere planlamasının sıklıkla ihmal edilen bir yönü, hedeflerin ne olduğunu gerçekten düşünmektir. Bakış açısını kaybetmek ve bariz bir sonuca atlamak ve ardından müzakere boyunca bu hedefi sürdürmek kolaydır. Aceleci sonuçlar ilk göründükleri kadar faydalı olmayabilir ve yaratıcı alternatifleri ortadan kaldırabilir.

Müzakereden neye ihtiyacınız olduğunu ve ondan ne istediğinizi düşünün. “İhtiyaçlar”, esnek olmayan ve elde edemezseniz müzakereden uzaklaşmanızı gerektiren hedeflerdir. Ayrıca, gücünüzün yetmediği ya da değmediği için yapamayacağınız şeyleri de içerirler. Alt çizginizi oluştururlar ve kabul edilmemelidirler.

“İstek” ise takas edilebilecek veya bir şekilde değiştirilebilecek hedeflerdir. Değerli olsalar bile, onları almamak müzakereyi başarısız kılmaz. “İhtiyaçlar” için takas edilmelidirler. Ayrıca, diğer tarafın ihtiyaç ve isteklerini karşılamak için değişebildikleri için yaratıcı işbirlikleri için verimli bir zemin oluştururlar.

Bu müzakereden elde etmek istediğiniz şeyler hakkında beyin fırtınası yaparak başlayın. Sonuçları “ihtiyaçlar” ve “istekler” olarak bölün. “İhtiyaçlarınızı” bir alt satırda birleştirin ve uyumsuz herhangi bir “istek” olup olmadığına bakın. Kalan “istekleri” sizin için ne kadar değerli olduklarına göre sıralamayı düşünün.

Üçüncü Adım: BATNA'lar ve En İyi İlk Teklifler

Tüm müzakereler başarılı olmadığından, masadan uzaklaşmaya hazır olmalısınız. Müzakereden neye ihtiyacınız olduğunu zaten biliyorsunuz ve bir alt çizginiz var, ancak Müzakere Edilmiş Anlaşmaya En İyi Alternatif veya bir “BATNA” ile hazırlanmalısınız. Bir BATNA formüle etmenin dört adımı vardır:

• Çok çeşitli alternatifler için beyin fırtınası yaparak üretin. Müzakerenin zaten başarısız olduğunu hayal edin ve ne yapacağınızı düşünün. Bir örümcek haritası bunun için mükemmeldir.

• Bir Frayer Modeli ya storyboard'una bir tenli aşımı senaryoya daha umut verici bazı fikirleri geliştirin. Önemli adımları, sonuçları ve diğer göze çarpan ayrıntıları eklediğinizden emin olun.

• Olası sonuçlara ve maliyetlere bakarak her planı değerlendirin. Yapabiliyorsanız, bir ızgara kullanarak orantılı ölçümler arasında seçenekleri karşılaştırın.

• Tüm seçeneklerden en umut verici olanı seçin. Bu, müzakere edilen anlaşmaya en iyi alternatifiniz, BATNA'nız.

Alternatiflerinizi değerlendirirken, bir dizi çok özel ölçüt kullanabilirsiniz, ancak çok genel bir analiz bile, bilgileri sağlam verilere, açık güçlü yönlere, olası zayıf yönlere ve diğer ilgili bilgilere bölerek kapsanabilir. Her kategorideki en dikkat çekici noktayı göstermek, karşılaştırmaları daha çarpıcı hale getirecektir.

BATNA'lar ve Sonuçlar

BATNA'nız yürüme noktanızdan önemli ölçüde daha iyi veya daha kötüyse, birini veya diğerini yeniden değerlendirmek isteyebilirsiniz.

Artık ne zaman çekip gideceğinizi düşündüğünüze göre, rakibinizin de aynı şeyi ne zaman yapabileceğini düşünün. Ne istiyorlar? Ne lazım? Alternatifleri nelerdir? Rakibinizin hedeflerini, alt çizgisini ve BATNA'yı değerlendirmeye çalışın. Bunu yaptıktan sonra, pazarlık sırasında uzatabileceğiniz geçici bir teklif geliştirin.

Bu ilk teklif, tüm ihtiyaçlarınızı ve mümkün olduğunca çok isteğinizi karşılayan, kabul edebilecekleri bir şey olmalıdır. Müzakere öncesinde ve sırasında daha fazla bilgi edindikçe, bu ilk teklifi diğer tarafa sunmadan önce değiştirebilirsiniz.

Dördüncü Adım: Tarafların Pozisyonlarının Karşılaştırılması

Stilleri ve Yaklaşımları Karşılaştırma

Müzakere tarzınız nedir? Onların tarzı nedir? İki tarafın alması muhtemel yaklaşımlar nelerdir? Birbirlerine uymalarının sonucu nedir? Olası sonucu öngörmek için bir storyboard yapın. Tarzınızı koşullara göre uyarlamayı düşünün.

Karşılaştırma Gücü

İnsanlar bazen güçlü bir pazarlık pozisyonunda olmaktan bahsederler. Bu gerçekten ne anlama geliyor? Müzakere gücü analizi , pazarlık pozisyonunuzun gerçekte ne kadar avantajlı olduğunu anlamanıza ve bunu rakibinizin pozisyonuyla karşılaştırmanıza yardımcı olacaktır.

Bir tablo kullanarak, her kategorideki gücünüzü ve rakibinizin gücünü listeleyin.

Ortak Zemin Bulma

Senin için önemli olan ne? Onlar için önemli olan nedir? Kolayca ne verebilirsin? Kolayca ne verebilirler? Bu bilgi, bir çift 2x2 ızgarada uygun şekilde düzenlenebilir.

• Bir taraf için kolay ve diğeri için önemli olan şeyler, muhtemelen verimli müzakerelerin odak noktası olacaktır.
• Önemsiz ve pahalı şeyler dikkat dağıtıcı şeylerdir.
• Önemsiz ama ucuz ürünler ikramiyedir, her iki tarafın da iyi niyet jestleri olarak veya anlaşmaları dengelemek için kolayca verebileceği tavizlerdir.
• Pahalı ancak önemli maddeler üzerinde anlaşmak zordur ve müzakereyi raydan çıkarmakla tehdit edebilir.

Ortak bir zemin aramak için bu bilgiyi kullanın. Her iki taraf için de önemli ve uyumlu hedefler, karşılıklı yarar sağlayan bir anlaşma için mükemmel başlangıç noktalarıdır. Bu alanlarda hızla ilerleme kaydedilmesini bekleyin ve daha çekişmeli öğelerin önünü açın.

Bu karşılaştırmalar, bir sonraki adımda daha fazla tartışacağımız pazarlık paketlerinin oluşturulmasında da faydalıdır.

Beşinci Adım: Müzakereleri Hayal Etme

Pazarlık yaparken, her seferinde bir konuyu ele almak cazip gelir. Bazen diğerlerine geçmeden önce bir anlaşma noktası oluşturmak stratejik olarak önemlidir, ancak bu genellikle ağaçlar için ormanı kaçırır. Alternatif, birçok öğeyi bir “ paket ” içinde gruplamaktır. Bu, alımlamayı istenmeyen noktalara kadar yumuşatabilir ve sonuçların tutarsız veya çelişkili olmasını engeller.

Parça parça yerine paketlerle pazarlık yapmak, karmaşık teklifler ve karşı teklifler yaratır, ancak bunları doğru tutmak daha zor olabilir. Bunları ayrı öğelerden oluşan bir listeden ziyade somut bir şekilde hayal etmek yararlıdır. Bir storyboard veya grafik düzenleyici bu öğeleri birbirine bağlayabilir.

Prensipli müzakere , bu aynı komplikasyonların çoğuna sahiptir. Taraflar birbirlerini sadece bir sonuca doğru itmediği için, anlaşmalar işbirlikçi, yaratıcı ve potansiyel olarak karmaşık hale gelir.

Storyboard müzakereleri veya sonuçları, hazırlık sırasında özellikle faydalı olabilir:

Altıncı Adım: Organize Edin

Hazırlıktaki son adım, az önce oluşturduğunuz tüm bilgileri alıp tek bir yere koymaktır. Planınızın hayati yönlerini izole etmek ve bunları birleştirmek, sizi yolda tutacak ve müzakere ilerledikçe hızla uyum sağlamanıza yardımcı olacaktır.

---

Bu adımların birçoğu birbirini bilgilendirir, böylece bunları farklı bir sırayla gerçekleştirmeyi veya ilerledikçe çeşitli adımlara geri dönmeyi daha kolay bulabilirsiniz. Zaman veya kaynaklar sınırlayıcı bir faktörse, her adıma kısa bir bakış hiç yoktan iyidir; küçük bir hazırlık bile uzun bir yol kat eder.

Unutmayın, en kapsamlı planın bile bir müzakerenin başlamasından sonra hayatta kalması pek olası değildir, çok fazla bilinmeyen vardır. Yapabileceğiniz en iyi şey, müzakere ilerledikçe hazırlanmak ve uyum sağlamaya hazır olmaktır. İyi bir plan, gerekli ayarlamaları yapmak ve hazırlıksız yakalanırsanız iyileşmek için sizi iyi konumlandırır.

Daha fazla okuma

Bu kılavuz çok çeşitli kaynaklardan alınmıştır. Harvard Business Review, " müzakere üzerine " çok sayıda mükemmel makaleye sahiptir. Ayrıca William Ury ve Robert Fisher'ın Yes to Yes kitaplarını, onun devamı, yine William Ury'nin Making Past No kitabını ve G. Richard Shell'in Avantaj için Pazarlık kitaplarını tavsiye ediyoruz.

Ve müzakere, yönetim ve ürün geliştirme ile ilgili Storyboard That

Şablonlarımızı Kullanın

Bu makale boyunca birçok farklı çerçeve ve şablon kullandık. Kendi müzakere grafik düzenleyicilerinizi kolayca oluşturmanız için tüm şablonlar burada. Bu şablonlar, nasıl pazarlık yapacağınızı planlamanızı kolaylaştırır.

*Feragatname: Bu yazıda örnek olarak kullanılan durumlar, varlıklar ve kişiler tamamen hayal ürünüdür. Gerçek kişi veya kuruluşlarla herhangi bir benzerlik tamamen tesadüfidir.