Kako se Pripremiti za Pregovore

Priprema je ključ uspjeha

Često mislimo da su najbolji pregovarači oni koji su brzi na nogama i spremni krenuti u trenutku. Zamišljamo da je sposobnost pregovaranja neka urođena sposobnost koju neki ljudi imaju, a drugi nemaju. Ovo ne može biti dalje od istine. Ključ uspješnih pregovora je priprema. Puno priprema. Od pozadinskog istraživanja, do konkretne strategije i planiranja, vrijeme utrošeno na pripremu pregovora isplatit će se kad sjednete za stol.

Ovaj vodič izlaže šest koraka koje možete poduzeti kako biste se pripremili za svoje sljedeće pregovore, te kako pomoću storyboarda i grafičkih priređivača učiniti tu pripremu učinkovitom i učinkovitom. Naći ćete predloške koje možete upotrijebiti za pripremu i primjere za ilustriranje gotovih rezultata.

Svi primjeri slijede priču o NextWidget-u, pokretanju pametnih widgeta koji se priprema za ponovno pregovaranje o ugovoru s Fabricorpom, njihovim proizvođačem.*

Prvi korak: Prije nego počnete

Dobra priprema mora počivati na čvrstim temeljima znanja. Prije nego što uopće počnete planirati određene pregovore, trebali biste odvojiti vrijeme za istraživanje i razmišljanje o elementima koji će u tome odigrati važnu ulogu. Na koje se točke morate obratiti pozornost?

Prvo: spoznaj sebe

Sudionik ste svakog pregovora u koji uđete. Ako možete biti iskreni prema sebi i svom položaju, možete izbjeći mnoge spoticanje početnika pregovarača. Prije početka priprema za određeni pregovor trebali biste znati:

Drugo: Upoznajte svog neprijatelja.

Nije dovoljno znati odakle dolazite, trebali biste znati i što više možete o svom protivniku.

Treće: Upoznajte teren.

Ako ste već radili SWOT analizu, počeli ste razmišljati o nekim čimbenicima okoliša koji okružuju pregovore. Oni se mogu dalje istraživati na makro razini s okvirima poput Porterovih pet sila ili PEST analizom. Ostale stvari za istraživanje i razmatranje uključuju:

Koristite donje predloške za izradu vlastite SWOT analize ili Joharijevog prozora.

Drugi korak: Koji su vaši ciljevi?

Često zanemaren aspekt planiranja pregovora jest stvarno razmotriti koji su ciljevi. Lako je izgubiti perspektivu i donijeti jasan zaključak, a zatim težiti tom cilju tijekom pregovora. Žurni zaključci možda nisu toliko korisni kao što se na prvi pogled čine, a mogu istisnuti kreativne alternative.

Razmislite što vam treba od pregovora, a što želite od toga. “Potrebe” su oni ciljevi koji su nefleksibilni i od vas će zahtijevati odlazak iz pregovora ako to ne možete postići. Uključuju i one stvari koje ne možete učiniti, jer to nije u vašoj moći, ili se ne isplati. Oni čine vaš krajnji rezultat i ne smiju se priznati.

“Želi” su, s druge strane, ciljevi kojima se može trgovati ili na neki način izmijeniti. Čak i ako su vrijedni, ako ih ne dobijete, pregovori neće biti neuspješni. Treba ih trgovati radi "potreba". Oni također stvaraju plodno tlo za kreativnu suradnju, budući da se mogu mijenjati prema potrebama i željama druge strane.

Započnite razmišljanjem o stvarima koje biste željeli proizaći iz ovih pregovora. Podijelite rezultate na "potrebe" i "želje". Kombinirajte svoje „potrebe“ u konačni rezultat i provjerite postoje li „želje“ koje su nespojive. Razmislite o rangiranju preostalih "želja" prema tome koliko su vam vrijedne.

Treći korak: BATNE i najbolje prve ponude

Budući da nisu svi pregovori uspješni, trebali biste biti spremni otići od stola. Već znate što vam treba od pregovora i imate zaključak, ali trebali biste biti spremni s najboljom alternativom pregovaračkom sporazumu ili "BATNOM". Četiri su koraka u formuliranju BATNE:

• Generirajte brainstormingom široki raspon alternativa. Zamislite da su pregovori već propali i razmislite što biste učinili. Za to je savršena karta pauka.

• Razvijte neke od obećavajućih ideja u razrađen scenarij s Frayerovim modelom ili scenarijima. Uključite važne korake, rezultate i druge istaknute detalje.

• Procijenite svaki plan gledajući vjerojatne ishode i troškove. Ako možete, usporedite opcije u odgovarajućim mjernim podacima pomoću rešetke.

• Od svih opcija odaberite najperspektivniju. Ovo je vaša najbolja alternativa pregovaračkom sporazumu, vaša BATNA.

Prilikom ocjenjivanja vaših alternativa možda ćete moći upotrijebiti niz vrlo specifičnih mjernih podataka, ali čak se i vrlo općenita analiza može pokriti dijeljenjem informacija na čvrste podatke, jasne prednosti, moguće slabosti i druge bitne informacije. Ilustriranje najistaknutije točke u svakoj kategoriji učinit će usporedbe upečatljivijima.

BATNE i donje linije

Ako je vaša BATNA znatno bolja ili lošija od vašeg hoda, možda ćete htjeti ponovno procijeniti jedno ili drugo.

Sada kada ste razmišljali o tome kada biste mogli otići, razmislite kada bi vaš protivnik mogao učiniti isto. Što oni žele? Što im treba? Koje su im alternative? Pokušajte procijeniti protivničke golove, rezultat i BATNU. Nakon što to učinite, razvijte okvirnu ponudu koju biste mogli produžiti tijekom pregovora.

Ova prva ponuda trebala bi biti nešto s čime se mogu složiti da zadovolji sve vaše potrebe i što više vaših želja. Kako dobijete više informacija prije i tijekom pregovora, ovu prvu ponudu možete izmijeniti prije nego što je prezentirate drugoj strani.

Četvrti korak: Usporedba stajališta stranaka

Usporedba stilova i pristupa

Kakav je vaš stil pregovaranja ? Kakav je njihov stil? Koje pristupe će vjerojatno imati dvije strane? Kakav je ishod njihovog podudaranja? Napravite storyboard kako biste zamislili vjerojatan ishod. Razmislite o tome da svoj stil prilagodite okolnostima.

Usporedba snage

Ljudi ponekad govore o tome da su u jakoj poziciji za pregovaranje. Što to doista znači? Analiza moći pregovaranja pomoći će vam da shvatite koliko je vaša pozicija pregovaranja zaista povoljna i usporediti je sa pozicijom vašeg protivnika.

Pomoću rešetke navedite svoju moć u svakoj kategoriji i snagu vašeg protivnika.

Pronalaženje zajedničke osnove

Što vam je važno? Što im je važno? Što možete jednostavno dati? Što oni lako mogu dati? Ove se informacije mogu prikladno složiti u par 2x2 rešetki.

• Stvari koje su jednoj strani lake, a drugoj važne, vjerojatno će biti u središtu produktivnih pregovora.
• Nevažne i skupe stvari odvlače pažnju.
• Nevažne, ali jeftine stavke su bonusi, ustupci koje svaka strana može lako napraviti kao geste dobre volje ili za uravnoteženje dogovora.
• O skupim, ali važnim stavkama teško se može dogovoriti i mogu zaprijetiti pregovorima.

Pomoću ovih informacija potražite zajednički jezik . Ciljevi koji su važni za obje strane i kompatibilni izvrsna su polazišta za sporazum od obostrane koristi. Očekujte brzo postizanje napretka u tim područjima i otvorite put spornijim predmetima.

Ove su usporedbe također korisne u izgradnji paketa za pregovaranje, o čemu ćemo više govoriti u sljedećem koraku.

Peti korak: Zamišljajte pregovore

Prilikom pregovaranja dolazi u iskušenje rješavati jedno po jedno pitanje. Ponekad je strateški važno uspostaviti jednu točku dogovora prije nego što pređete na druge, ali često to propušta šumu zbog drveća. Alternativa je grupiranje mnogih stavki u " paket ". To može omekšati prijem do neželjenih točaka i spriječiti da ishodi postanu nekoherentni ili kontradiktorni.

Pregovaranje s paketima, a ne stavkama po stavkama stvara složene ponude i protuponude, što je teže držati ravno. Korisno je zamisliti ih na konkretan način, a ne kao popis zasebnih stavki. Storyboard ili grafički organizator može povezati ove elemente zajedno.

Načelo pregovaranja ima mnoge od istih komplikacija. Budući da se strane ne guraju samo jedna do druge, dogovori postaju kolaborativni, kreativni i potencijalno složeni.

Pregovori ili ishodi snimanja scenarija mogu biti od posebne koristi tijekom pripreme:

Šesti korak: Organizirajte

Posljednji korak u pripremi je uzeti sve podatke koje ste upravo generirali i staviti ih na jedno mjesto. Izoliranje vitalnih aspekata vašeg plana i njihovo kombiniranje držat će vas na putu i pomoći će vam da se brzo prilagodite kako napreduju pregovori.

---

Mnogi se od ovih koraka međusobno informiraju pa će vam možda biti lakše izvesti ih drugačijim redoslijedom ili se vratiti na različite korake dok nastavljate. Ako su vrijeme ili resursi ograničavajući faktor, kratak osvrt na svaki korak bit će bolji od ništa; čak i mala priprema ide daleko.

Upamtite, vjerojatno ni najopsežniji plan neće preživjeti otvaranje pregovora, jednostavno ima previše nepoznanica. Najbolje što možete učiniti je pripremiti se i biti spremni prilagoditi se kako pregovori budu odmicali. Dobar plan vas dobro pozicionira da napravite potrebne prilagodbe i da se oporavite ako vas uhvate nespremni.

Daljnje čitanje

Ovaj vodič je izvučen iz raznih izvora. Harvard Business Review ima niz izvrsnih " članaka o pregovorima ". Također preporučujemo knjige Williama Uryja i Roberta Fishera Getting to Yes , njezin nastavak, Getting Past No , također Williama Uryja i G. Richarda Shella's Bargaining for Advantage .

I pogledajte ostale članke Storyboard That o pregovaranju, upravljanju i razvoju proizvoda.

Koristite naše predloške

Kroz ovaj članak koristili smo mnogo različitih okvira i predložaka. Ovdje su svi predlošci za jednostavno stvaranje vlastitih grafičkih organizatora za pregovore. Ovi predlošci olakšavaju vam planiranje načina pregovaranja.

*Odricanje od odgovornosti: Situacije, entiteti i ljudi koji se koriste kao primjeri u ovom članku potpuno su izmišljeni. Svaka sličnost sa stvarnim osobama ili entitetima čisto je slučajna.