Miten Valmistaudutaan Neuvotteluihin

Valmistautuminen on avain menestykseen

Usein ajattelemme, että parhaat neuvottelijat ovat ne, jotka ovat nopeita jaloillaan ja valmiita lähtemään hetkessä. Kuvittelemme, että neuvottelukyky on synnynnäinen kyky, joka joillakin ihmisillä on ja toisilla ei. Tämä ei voisi olla kauempana totuudesta. Avain onnistuneisiin neuvotteluihin on valmistautuminen. Paljon valmistautumista. Taustatutkimuksesta konkreettiseen strategiaan ja suunnitteluun neuvotteluihin valmistautumisesta kuluva aika kannattaa, kun istut pöydän ääreen.

Tässä oppaassa esitetään kuusi vaihetta, joiden avulla voit valmistautua seuraavaan neuvotteluun, ja kuinka käyttää kuvakäsikirjoituksia ja graafisia järjestäjiä tekemään valmistelusta sekä tehokasta että tehokasta. Löydät malleja, joiden avulla voit auttaa valmistelussa, ja esimerkkejä havainnollistamaan valmiita tuloksia.

Kaikki esimerkit seuraavat tarinaa NextWidgetistä, joka on älykäs widget-käynnistys, kun he valmistautuvat neuvottelemaan uudelleen sopimuksestaan valmistajan Fabricorpin kanssa.*

Vaihe yksi: Ennen kuin aloitat

Hyvän valmistautumisen on perustuttava vahvalle tiedon pohjalle. Ennen kuin aloitat tietyn neuvottelun suunnittelun, sinun kannattaa varata aikaa tutkimukseen ja pohtia elementtejä, joilla on tärkeä rooli neuvotteluissa. Mihin seikkoihin sinun kannattaa ehdottomasti keskittyä?

Ensimmäinen: Tunne itsesi

Osallistut kaikkiin neuvotteluihin. Jos voit olla rehellinen itsellesi ja asemallesi, voit välttää monia aloittelevien neuvottelijoiden kompastuskiviä. Ennen kuin aloitat neuvottelujen valmistelun, sinun on tiedettävä:

Toiseksi: Tunne vihollisesi.

Ei riitä, että tiedät mistä tulet, sinun pitäisi myös tietää mahdollisimman paljon vastustajastasi.

Kolmanneksi: Tunne maasto.

Jos olet jo tehnyt SWOT -analyysin, olet alkanut miettiä joitakin neuvotteluihin liittyviä ympäristötekijöitä. Näitä voidaan tutkia edelleen makrotasolla sellaisten kehysten avulla, kuten Porterin viisi voimaa tai PEST -analyysi. Muita tutkittavia ja harkittavia asioita ovat:

Käytä alla olevia malleja tehdäksesi oma SWOT -analyysi tai Johari -ikkuna.

Vaihe kaksi: Mitkä ovat tavoitteesi?

Usein laiminlyöty osa neuvottelujen suunnittelua on todella harkita tavoitteita. On helppo menettää näkökulma ja hypätä ilmeiseen johtopäätökseen ja pyrkiä tähän tavoitteeseen koko neuvottelun ajan. Kiireelliset johtopäätökset eivät välttämättä ole niin hyödyllisiä kuin miltä ne aluksi näyttävät, ja ne voivat syrjäyttää luovia vaihtoehtoja.

Mieti, mitä tarvitset neuvottelusta ja mitä haluat siitä. ”Tarpeet” ovat tavoitteita, jotka ovat joustamattomia ja vaativat sinua poistumaan neuvottelusta, jos et pääse. Niihin kuuluvat myös ne asiat, joita et voi tehdä joko siksi, että ne eivät ole sinun vallassasi, tai se ei ole kannattavaa. Ne muodostavat lopputuloksen, eikä niitä pidä myöntää.

Toisaalta "halut" ovat tavoitteita, jotka voidaan vaihtaa tai muuttaa jollakin tavalla. Vaikka ne olisivat arvokkaita, niiden saamatta jättäminen ei tee neuvottelusta epäonnistunutta. Ne on vaihdettava "tarpeisiin". Ne muodostavat myös hedelmällisen maaperän luovalle yhteistyölle, koska ne voivat muuttua vastaamaan toisen osapuolen tarpeita ja tarpeita.

Aloita aivoriihi asioista, jotka haluat saada aikaan tästä neuvottelusta. Jaa tulokset "tarpeisiin" ja "haluihin". Yhdistä "tarpeesi" lopputulokseen ja katso, onko olemassa "toiveita", jotka eivät ole yhteensopivia. Harkitse jäljellä olevien "halujen" sijoittamista sen mukaan, kuinka arvokkaita ne ovat sinulle.

Vaihe kolme: BATNA: t ja parhaat ensitarjoukset

Koska kaikki neuvottelut eivät onnistu, sinun pitäisi olla valmis poistumaan pöydästä. Tiedät jo, mitä tarvitset neuvottelulta, ja sinulla on lopputulos, mutta sinun pitäisi olla valmis parhaaseen vaihtoehtoon neuvottelusopimukselle tai "BATNA: lle". BATNA: n muodostamisessa on neljä vaihetta:

• Luo aivoriihi monenlaisia vaihtoehtoja. Kuvittele, että neuvottelut ovat jo epäonnistuneet, ja mieti mitä tekisit. Hämähäkkikartta on täydellinen tähän.

• Kehitä joitakin lupaavampia ideoita täydelliseksi skenaarioksi Frayer-mallin tai kuvakäsikirjoitusten avulla. Muista sisällyttää tärkeät vaiheet, tulokset ja muut tärkeät yksityiskohdat.

• Arvioi jokainen suunnitelma tarkastelemalla todennäköisiä tuloksia ja kustannuksia. Jos voit, vertaa vaihtoehtoja suhteellisten tietojen välillä ruudukon avulla.

• Valitse kaikista vaihtoehdoista lupaavin. Tämä on paras vaihtoehto neuvotellulle sopimukselle, BATNA.

Vaihtoehtoja arvioitaessa saatat pystyä käyttämään useita hyvin tarkkoja mittareita, mutta jopa hyvin yleinen analyysi voidaan kattaa jakamalla tiedot kiinteisiin tietoihin, selkeisiin vahvuuksiin, mahdollisiin heikkouksiin ja muuhun asiaankuuluvaan tietoon. Kunkin luokan tärkeimmän kohdan havainnollistaminen tekee vertailusta silmiinpistävämmän.

BATNA: t ja alaviivat

Jos BATNA on huomattavasti parempi tai huonompi kuin kävelypisteesi, sinun kannattaa ehkä arvioida uudelleen yksi tai toinen.

Nyt kun olet ajatellut, milloin saatat kävellä pois, harkitse, milloin vastustajasi saattaa tehdä saman. Mitä he haluavat? Mitä he tarvitsevat? Mitkä ovat niiden vaihtoehdot? Yritä arvioida vastustajasi maaleja, lopputulosta ja BATNA: ta. Kun olet tehnyt niin, kehitä alustava tarjous, jota voit jatkaa neuvottelun aikana.

Tämän ensimmäisen tarjouksen pitäisi olla sellainen, jonka he voivat hyväksyä ja joka tyydyttää kaikki tarpeesi ja mahdollisimman monet toiveistasi. Kun saat lisätietoja ennen neuvotteluja ja niiden aikana, voit muokata tätä ensimmäistä tarjousta ennen sen esittämistä toiselle puolelle.

Vaihe neljä: Osapuolten kantojen vertailu

Tyylien ja lähestymistapojen vertailu

Mikä on neuvottelutyylisi ? Mikä on heidän tyylinsä? Mitä lähestymistapoja molemmat osapuolet todennäköisesti valitsevat? Mikä on tulos siitä, että ne sopivat yhteen? Tee kuvakäsikirjoitus kuvitellaksesi todennäköisen lopputuloksen. Harkitse tyylisi mukauttamista olosuhteiden mukaan.

Tehon vertailu

Ihmiset puhuvat joskus olevansa vahvassa neuvotteluasemassa. Mitä tämä todella tarkoittaa? Neuvotteluvoima -analyysi auttaa sinua ymmärtämään, kuinka edullinen neuvottelutilanne todella on, ja vertaamaan sitä vastustajasi asemaan.

Lista ruudukon avulla voimasi kussakin luokassa ja vastustajasi.

Yhteisen maan löytäminen

Mikä on sinulle tärkeää? Mikä on heille tärkeää? Mitä voit helposti antaa? Mitä he voivat helposti antaa? Nämä tiedot voidaan järjestää kätevästi 2x2 -ruudukkoihin.

• Asiat, jotka ovat toiselle puolelle helppoja ja toisille tärkeitä, ovat todennäköisesti tuottavien neuvottelujen painopiste.
• Tärkeät ja kalliit asiat ovat häiriötekijöitä.
• Tärkeät mutta edulliset tuotteet ovat bonuksia, myönnytyksiä, joita kumpikin osapuoli voi helposti tehdä hyvän tahdon eleinä tai tasapainottaa kauppoja.
• Kallisista mutta tärkeistä asioista on vaikea sopia ja ne voivat uhata neuvottelut.

Käytä näitä tietoja löytääksesi yhteisymmärryksen . Molemmille osapuolille tärkeät ja yhteensopivat tavoitteet ovat erinomaisia lähtökohtia molempia osapuolia hyödyttävälle sopimukselle. Odottaa nopeaa edistystä näillä aloilla ja tasoittaa tietä kiistanalaisempiin asioihin.

Nämä vertailut ovat hyödyllisiä myös neuvottelupakettien rakentamisessa, joista keskustelemme lisää seuraavassa vaiheessa.

Vaihe viisi: Kuvittele neuvottelut

Kun neuvotellaan, on houkuttelevaa käsitellä yksi asia kerrallaan. Joskus on strategisesti tärkeää luoda yksi sopimuspiste ennen kuin siirrytään muihin, mutta usein tämä kaipaa metsää puilta. Vaihtoehto on ryhmitellä monia tuotteita " pakettiin ". Tämä voi pehmentää vastaanoton epätoivottuihin kohtiin ja estää tuloksia muuttumasta epäjohdonmukaisiksi tai ristiriitaisiksi.

Pakettien neuvotteleminen pikemminkin kuin kohde kohdalta luo kuitenkin monimutkaisia tarjouksia ja vastatarjouksia, joita voi olla vaikeampi pitää suorana. On hyödyllistä kuvitella ne konkreettisella tavalla eikä erillisten kohteiden luettelona. Kuvakäsikirjoitus tai graafinen järjestäjä voi yhdistää nämä elementit yhteen.

Periaatteellisessa neuvottelussa on monia samoja komplikaatioita. Koska osapuolet eivät vain työnnä toisiaan kohti lopullista linjaa, sopimuksista tulee yhteistyöhaluisia, luovia ja mahdollisesti monimutkaisia.

Kuvakäsikirjoitusneuvottelut tai tulokset voivat olla erityisen hyödyllisiä valmistelun aikana:

Vaihe kuusi: Järjestä

Viimeinen vaihe valmistelussa on ottaa kaikki juuri luomasi tiedot ja laittaa ne yhteen paikkaan. Suunnitelmasi tärkeiden osien eristäminen ja yhdistäminen pitää sinut oikealla tiellä ja auttaa sinua nopeasti sopeutumaan neuvottelujen edetessä.

---

Monet näistä vaiheista kertovat toisilleen, joten sinun on ehkä helpompi suorittaa ne eri järjestyksessä tai palata eri vaiheisiin edetessäsi. Jos aika tai resurssit rajoittavat, lyhyt katsaus jokaiseen vaiheeseen on parempi kuin ei mitään; pienelläkin valmistelulla pääsee pitkälle.

Muista, että kaikkein kattavin suunnitelma ei todennäköisesti selviä neuvottelujen alkamisesta, tuntemattomia on yksinkertaisesti liikaa. Parasta mitä voit tehdä on valmistautua ja olla valmis sopeutumaan neuvottelujen edetessä. Hyvä suunnitelma antaa sinulle mahdollisuuden tehdä tarvittavat muutokset ja toipua, jos joudut odottamaan.

Lue lisää

Tämä opas on peräisin monista eri lähteistä. Harvard Business Review -lehdessä on useita erinomaisia " neuvotteluartikkeleita ". Suosittelemme myös William Uryn ja Robert Fisherin kirjoja Getting to Yes , sen jatkoa, Getting Past No , myös William Ury, ja G. Richard Shellin Bargaining for Advantage .

Tutustu myös muihin Storyboard That artikkeleihin neuvotteluista, hallinnasta ja tuotekehityksestä.

Käytä mallejamme

Tässä artikkelissa olemme käyttäneet paljon erilaisia kehyksiä ja malleja. Tässä on kaikki mallit, joiden avulla voit helposti luoda omat neuvottelukuvien järjestäjäsi. Nämä mallit helpottavat neuvottelujen suunnittelua.

*Vastuuvapauslauseke: Tässä artikkelissa esimerkeinä käytetyt tilanteet, kokonaisuudet ja ihmiset ovat täysin kuvitteellisia. Kaikki samankaltaisuudet todellisten henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ovat puhtaasti sattumaa.