Hvordan Forberede seg på Forhandling

Forberedelse er nøkkelen til suksess

Vi tror ofte at de beste forhandlerne er de som er raske på beina og klar til å gå med et øyeblikk. Vi forestiller oss at evnen til å forhandle er noen medfødt evne som noen mennesker har, og andre ikke har. Dette kan ikke være lenger fra sannheten. Nøkkelen til en vellykket forhandling er forberedelse. Mye forberedelse. Fra bakgrunnsforskning, til konkret strategi og planlegging, vil tid brukt på forberedelser til å forhandle lønne seg når du setter deg ned ved bordet.

Denne guiden beskriver seks trinn du kan ta for å forberede din neste forhandling, og hvordan du bruker storyboards og grafiske arrangører for å gjøre forberedelsene både effektive og effektive. Du finner maler du kan bruke til forberedelser, og eksempler for å illustrere ferdige resultater.

Alle eksemplene følger historien om NextWidget, en smart widget-oppstart, mens de forbereder seg på å reforhandle kontrakten sin med Fabricorp, produsenten.*

Trinn ett: Før du begynner

God forberedelse må hvile på et sterkt kunnskapsgrunnlag. Før du begynner å planlegge en bestemt forhandling, bør du ta deg tid til å forske på og reflektere over elementer som vil spille en viktig rolle i den. Hva er noen punkter du bør være sikker på å fokusere på?

Først: Kjenn deg selv

Du er en deltaker i hver forhandling du går inn på. Hvis du kan være ærlig om deg selv og din posisjon, kan du unngå mange snublesteiner for nybegynnere. Før du begynner forberedelsene til en bestemt forhandling, bør du vite:

For det andre: Kjenn din fiende.

Det er ikke nok å vite hvor du kommer fra, du bør også vite så mye du kan om din motstander.

For det tredje: Kjenn terrenget.

Hvis du allerede har gjort en SWOT -analyse, har du begynt å tenke på noen av miljøfaktorene rundt forhandlingen. Disse kan utforskes ytterligere på makronivå med rammer som Porters fem krefter , eller en PEST -analyse. Andre ting å undersøke og vurdere inkluderer:

Bruk malene nedenfor for å lage ditt eget SWOT -analyse- eller Johari -vindu.

Trinn to: Hva er dine mål?

Et ofte forsømt aspekt ved forhandlingsplanlegging er å virkelig vurdere målene. Det er lett å miste perspektivet og hoppe til en åpenbar konklusjon og deretter forfølge det målet gjennom hele forhandlingen. Hastige konklusjoner er kanskje ikke så gunstige som de først ser ut, og kan trenge ut kreative alternativer.

Vurder hva du trenger ut av forhandlingen, og hva du vil ha ut av den. "Behov" er de målene som er ufleksible og som vil kreve at du går fra forhandlingen hvis du ikke får det til. De inkluderer også de tingene du ikke kan gjøre, enten fordi det er ute av din makt, eller det ikke er verdt det. De danner bunnlinjen din og bør ikke innrømmes.

"Ønsker", derimot, er mål som kan byttes bort eller endres på en eller annen måte. Selv om de er verdifulle, vil ikke forhandlingen mislykkes hvis du ikke får dem. De bør byttes bort for "behov". De danner også grobunn for kreative samarbeid, siden de kan endre seg for å imøtekomme behovene og ønsker fra den andre siden.

Start med å brainstorme ting du vil ha som resultat av denne forhandlingen. Del resultatene i "behov" og "ønsker". Kombiner dine "behov" til en bunnlinje, og se om det er noen "ønsker" som er inkompatible. Vurder å rangere de gjenværende "ønsker" etter hvor verdifulle de er for deg.

Trinn tre: BATNAer og beste førstetilbud

Siden ikke alle forhandlinger er vellykkede, bør du være klar til å gå bort fra bordet. Du vet allerede hva du trenger fra forhandlingen, og har en konklusjon, men du bør være forberedt på et beste alternativ til en forhandlet avtale , eller en "BATNA". Det er fire trinn i formuleringen av en BATNA:

• Generer ved å brainstorme et bredt spekter av alternativer. Tenk at forhandlingen allerede har mislyktes, og tenk på hva du ville gjort. Et edderkoppkart er perfekt for dette.

• Utvikle noen av de mer lovende ideene til et gjennomarbeidet scenario med en Frayer-modell eller storyboards. Sørg for å inkludere viktige trinn, resultater og andre viktige detaljer.

• Evaluer hver plan ved å se på de sannsynlige utfallene og kostnadene. Hvis du kan, kan du sammenligne alternativene på tvers av beregninger ved hjelp av et rutenett.

• Velg det mest lovende av alle alternativene. Dette er ditt beste alternativ til forhandlet avtale, din BATNA.

Når du vurderer alternativene dine, kan du kanskje bruke en rekke helt spesifikke beregninger, men selv en veldig generell analyse kan dekkes ved å dele informasjon i solide data, klare styrker, mulige svakheter og annen relevant informasjon. Å illustrere det mest fremtredende punktet i hver kategori vil gjøre sammenligningene mer slående.

BATNAer og bunnlinjer

Hvis din BATNA er betydelig bedre eller verre enn gangpunktet ditt, kan det være lurt å revurdere det ene eller det andre.

Nå som du har tenkt på når du kan gå bort, bør du vurdere når motstanderen din kan gjøre det samme. Hva vil de? Hva trenger de? Hva er deres alternativer? Prøv å vurdere motstanderens mål, bunnlinjen og BATNA. Når du har gjort det, kan du utvikle et foreløpig tilbud du kan tilby under forhandlingen.

Dette første tilbudet bør være noe de kan godta som tilfredsstiller alle dine behov og så mange av dine ønsker som mulig. Etter hvert som du får mer informasjon før og under forhandlingen, kan du endre dette første tilbudet før du presenterer det for den andre siden.

Trinn fire: Sammenligning av partenes posisjoner

Sammenligning av stiler og tilnærminger

Hva er din forhandlingsstil ? Hva er deres stil? Hvilke tilnærminger vil de to sidene sannsynligvis ta? Hva er resultatet av at de stemmer overens? Lag et storyboard for å se for deg det sannsynlige resultatet. Vurder å tilpasse stilen din etter omstendighetene.

Sammenligning av kraft

Noen ganger snakker folk om å være i en sterk forhandlingsposisjon. Hva betyr dette egentlig? En forhandling maktanalyse vil hjelpe deg å forstå hvordan fordelaktig din forhandlingsposisjon egentlig er, og sammenligne det til motstanderens posisjon.

Bruk et rutenett til å liste opp din makt i hver kategori og motstanderens.

Finne felles grunn

Hva er viktig for deg? Hva er viktig for dem? Hva kan du enkelt gi? Hva kan de lett gi? Denne informasjonen kan enkelt arrangeres i et par 2x2 rutenett.

• De tingene som er enkle for den ene siden og viktige for den andre, vil sannsynligvis være i fokus for produktive forhandlinger.
• Det som er uviktig og dyrt, er distraksjoner.
• Uviktige, men rimelige varer er bonuser, innrømmelser hver side enkelt kan gjøre som bevegelser av goodwill, eller for å balansere avtaler.
• Dyre, men viktige ting er vanskelig å bli enige om og kan true med å avspore forhandlingen.

Bruk denne informasjonen til å se etter felles grunnlag . Mål som er viktige for begge sider og kompatible er gode utgangspunkt for en gjensidig fordelaktig avtale. Forvent fremgang som vil bli gjort raskt på disse områdene, og baner vei for mer omstridte gjenstander.

Disse sammenligningene er også nyttige i konstruksjonen av forhandlingspakker, som vi vil diskutere mer i neste trinn.

Trinn fem: Tenk deg forhandlinger

Når du forhandler, er det fristende å ta fatt på ett problem om gangen. Noen ganger er det strategisk viktig å etablere ett avtalepunkt før du går videre til andre, men ofte savner dette skogen for trærne. Alternativet er å gruppere mange varer i en " pakke ". Dette kan myke opp mottaket til uønskede punkter, og forhindrer at resultatene blir usammenhengende eller motstridende.

Forhandlinger med pakker i stedet for element for element, skaper imidlertid komplekse tilbud og motbud, som kan være vanskeligere å holde rett. Det er nyttig å forestille seg disse på en konkret måte, snarere enn som en liste over diskrete varer. Et storyboard eller en grafisk organisator kan knytte disse elementene sammen.

Prinsipiell forhandling har mange av de samme komplikasjonene. Siden partene ikke bare presser hverandre mot en bunnlinje, blir avtalene samarbeidende, kreative og potensielt komplekse.

Storyboard -forhandlinger eller utfall kan være spesielt nyttige under forberedelsen:

Trinn seks: Organiser

Det siste trinnet i forberedelsen er å ta all informasjonen du nettopp har generert og sette den på ett sted. Å isolere de viktige aspektene ved planen din og kombinere dem vil holde deg på sporet og hjelpe deg med raskt å tilpasse deg når forhandlingen skrider frem.

---

Mange av disse trinnene informerer hverandre, slik at du kan finne det lettere å utføre dem i en annen rekkefølge, eller å gå tilbake til forskjellige trinn mens du fortsetter. Hvis tid eller ressurser er en begrensende faktor, vil en kort titt på hvert trinn være bedre enn ingenting; selv en liten forberedelse kommer langt.

Husk, selv den mest omfattende planen er usannsynlig å overleve åpningen av en forhandling, det er rett og slett for mange ukjente. Det beste du kan gjøre er å forberede deg og være klar til å justere når forhandlingen går fremover. En god plan posisjonerer deg godt for å gjøre de nødvendige justeringene, og for å gjenopprette hvis du blir tatt på vakt.

Videre lesning

Denne guiden er hentet fra en lang rekke kilder. Harvard Business Review har en rekke utmerkede " artikler om forhandlinger ". Vi anbefaler også bøkene Getting to Yes av William Ury og Robert Fisher, oppfølgeren, Getting Past No , også av William Ury, og G. Richard Shells Bargaining for Advantage .

Og sjekk ut andre Storyboard That -artikler om forhandlinger, ledelse og produktutvikling.

Bruk våre maler

Gjennom denne artikkelen har vi brukt mange forskjellige rammer og maler. Her er alle malene for deg å enkelt lage dine egne forhandlingsgrafiske arrangører. Disse malene gjør det enkelt for deg å planlegge hvordan du skal forhandle.

*Ansvarsfraskrivelse: Situasjonene, enhetene og menneskene som brukes som eksempler i denne artikkelen er helt fiktive. Enhver likhet med faktiske personer eller enheter er rent tilfeldig.