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- USOS DE LA CAJA GENERAL Y CAJA MENOR
- La caja menor se utiliza para cubrir salidas pequeñas de dinero, ya que haciendo transacciones bancarias se hace más difícil de manejar.
- La caja general se usa para registrar recibos y pagos en efectivo y luego se contabiliza en las cuentas del libro mayor correspondiente.
- APERTURA DE LA CAJA MENOR
- tiene como objetivo registrar dentro del sistema el situado de recursos que efectúa la tesorería, luego de abonados a la cuenta correspondiente, es decir, se crea el saldo inicial de la caja menor para gestionar los gastos con cargo a esta.
- ESTOS FONDOS'S RESPONSABLES
- Los responsables de caja menor y la caja mayor será el funcionario designado por el Director General mediante Resolución de Constitución o resolución de apertura de las cajas y es quien responde disciplinaria, fiscal, tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en la administración y manejo.
- Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsara a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
- Consiste en la reposición de un dinero ya gastado y así recuperar el fondo de caja menor a su monto original.
- REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SOPORTES DE LOS GASTOS
- ARQUEO DE CAJA MENOR Y PROCEDIMIENTOS
- Se debe realizar un conteo físico de las cajas menores, los resultados que se establezcan en los arqueos debe dejar constancia de un informe suscrito por el funcionario que lo practique, la copia del informe se debe remitir a la subdirección y administrativa financiera.
- POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION Y EL CONTROL DE LA CAJA GENERAL Y CAJA MENOR
- al final de mes se realiza el respectivo reembolso. cuando los gastos superen el 80% antes de la fecha acordada, se realiza informe concreto y especifico para así realizar el reembolso de caja menor anticipado. la persona encargada de manejar la caja debe ser confiable, honesta y que posea excelentes relaciones humanas.
- La Caja General deberá estar ubicada en el lugar que ofrezca las mejores condiciones de seguridad de la oficina y sólo podrá tener acceso al área de la Caja el personal responsable de su operación, este será el único facultado para efectuar el pago de sueldos, salarios y prestaciones.
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