donaciones
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- Envío de solicitud de donación
- Analizar solicitud de donación
- Solicitud de donación
- Analizar normatividad fiscal vigente para las donaciones
- Estudiar información del solicitante de la donación
- Consultar disponibilidad de recursos para donación
- Analizar solicitud de donación para aprobación final o rechazo
- La escuela "crecer" envía un correo a Cementos Argos solicitando una donación (dinero, cemento o bienes) con el fin de construir una biblioteca.
- Comunicar al solicitante la aprobación de la donación
- El evaluador de Argos revisa todas las solicitudes de donación a través de cartas y/o correos electrónicos, haciendo un primer filtro e identificando la necesidad de llevar la solicitud a comité antes de proceder.
- Tramitar insinuación notarial
- Notaría
- El evaluador deberá contemplar la normatividad fiscal vigente para las donaciones, con el fin de no incurrir en violación de la norma y poder hacer efectivos los beneficios tributarios. (Esto se podrá observar en el ANX SS190 Normatividad legal vigente)
- Identificar tipo de donación a entregar
- Antes de aprobar el primer filtro, analizaremos al beneficiario con el nombre, NIT, Cámara de Comercio y lo consultaremos en la lista Clinton (OFAC) y demás listas que existen.
- Validar creación del beneficiario como cliente
- Esta actividad es únicamente para donaciones de producto
- Se consultarán los recursos disponibles para donar, ya sea dinero, producto o bienes disponibles, con el fin de no sobre pasar los cupos aprobados por la Asamblea y los recursos destinados por la Corporación.
- Notificar al Jefe de Operaciones la donación
- Analizar las solicitudes aprobadas por el primer filtro, para proceder a aprobar o rechazar. Esta actividad está a cargo del Vicepresidente respectivo según cada solicitud y la Gerencia de Servicios Compartidos Regional Colombia. Para el caso de la Fundación Argos, quien aprueba es el Comité de Donaciones de la Fundación.
- Solicitar creación pedido de donación
- FOR SS190 Solicitud pedido de donación
- Notificar por escrito al solicitante la aprobación de la donación, puede ser mediante carta o correo electrónico. Informar los requisitos que exige la Corporación o la Fundación Argos, para hacer efectiva la entrega de los recursos.
- En caso de que la donación supere los 50 SMLMV. (34 Millones aprox), se requiere tramitar insinuación notarial
- Identificar sí el tipo de donación es dinero, producto o bienes, para proceder con la entrega de los recursos. La gestión es diferente para cada tipo.
- Consultar con el Libro de Direcciones si el beneficiario ya está creado como cliente. De lo contrario diligenciar el formato y enviarlo al correo "Administrador libro de direcciones", solicitando la creación del beneficiario de la donación como cliente.
- Enviar E-mail al Jefe de Operaciones de la planta o nodo, notificando la donación, especificando si el producto es conforme o no conforme y demás información pertinente.
- Diligenciar el formato FOR SS190 Solicitud pedido de donación y enviarlo por correo a: serviciocliente@argos.com.co. El campo código del cliente es requisito para la creación del pedido.
- Hacer seguimiento a la entrega del producto
- Solicitar certificados de donación
- Validar registros contables contra certificados de donación
- Archivar documentación soporte de las donaciones
- CAD
- Monitorear el despacho del producto realizando contacto con el beneficiario para asegurar la correcta entrega del recurso donado.
- Elaborar y enviar el certificado de donación y de uso de producto. Garantizar que el certificado tenga: Nombre, NIT, producto o bien, cantidad, valor total y firma del revisor fiscal o contador. Para donaciones a la fuerza pública el nombre será el ente al cual están adscritos, indicando su NIT;
- Validar que los valores contabilizados como donación, coincidan con el respectivo certificado de donación enviado por cada área y gestionar las inconsistencias. Este es el soporte oficial para hacer efectivos los descuentos tributarios por concepto de donaciones.
- Gestionar con el CAD (Centro de Administración Documental de la corporación), el correcto archivo y custodia de toda la documentación del proceso
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