Kuinka monta kertaa olet istunut suuren tuottavan kokouksen kanssa tiimillesi, mutta kun se on ohi, jokainen palaa tehtäväänsä ja mitään toimia ei toteuteta? Näiden kokousten aikana laaditaan tiimin toimintaa koskeva toimintasuunnitelma, joka takaa sen, että tuloksista ja toimivat kohteet luodaan sen sijaan, että vain olisi hyvä keskustelu. Organisoidulla ja tiivisllä tiimasuunnitelmalla jokainen tiimin jäsen voi tietää, mitä heidän odotetaan tapahtuvan kokouksen jälkeen, ja he tietävät, miten heidän työnsä sopii koko hankkeeseen. Tässä on 7 vaihetta tehokkaan tiimisuunnitelman luomiseksi.
Ryhmän johtaja tai projektipäällikkö on yleensä vastuussa tiimisuunnitelman laatimisesta. Ryhmän jäsenten tulisi kuitenkin olla mukana suunnittelussa, jotta kaikkien panos otetaan huomioon.
Ryhmäsuunnitelmia tulee päivittää säännöllisesti, jotta ne heijastelevat muutoksia projektissa, tiimin jäsenissä tai ulkoisissa tekijöissä, jotka voivat vaikuttaa tiimin kykyyn saavuttaa tavoitteensa.
Tiimi ilman suunnitelmaa voi kokea hämmennystä, väärinkäsityksiä ja viivästyksiä tavoitteidensa saavuttamisessa. Selvyyden ja suunnan puute voi johtaa alhaiseen motivaatioon ja tuottavuuteen tiimin jäsenten keskuudessa ja voi lopulta johtaa siihen, että haluttuja tuloksia ei saavuteta.
Tiimisuunnitelmat tulee jakaa kaikille tiimin jäsenille ja sidosryhmille useiden eri kanavien kautta, mukaan lukien sähköposti, kokoukset ja projektinhallintaohjelmistot. Viestinnän tulee olla selkeää ja johdonmukaista, jotta kaikki ovat samalla sivulla.